1. OBJETIVO

Cumplir con la legislación vigente que aplica para manejo de Datos Personales al interior de la empresa.

2. ALCANCE

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de LoadCargo S.A.S.

3. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Empresa: LoadCargo S.A.S.
Domicilio: Carrera 78 # 17-57 Of. 311 Edificio Meridiano 13
Teléfono: (+571) 4813540
Correo electrónico: contabilidad@loadcargo.com
Web Site: www.loadcargo.com

4. NORMATIVIDAD

Esta Política de Protección de Datos Personales y el Aviso de Privacidad en los formatos de Clientes, Proveedores y Personal, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

5. DEFINICIONES

AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

BASE DE DATOS: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales
determinadas o determinables.

DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.

DATOS SENSIBLES: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con
otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.

SGCS: Sistema de Gestión en Control y Seguridad.

TÉRMINOS Y CONDICIONES: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de
actividades promocionales o afines.

TITULAR: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

TRANSMISIÓN: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del
territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

6. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN:

LoadCargo S.A.S., actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales o jurídicas con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes, proveedores, acreedores y deudores, conductores, tenedores y propietarios de vehículos.

Para realizar un adecuado tratamiento de esta información, se basa en los siguientes principios de acuerdo a lo establecido en la ley 1581 del 2012:
LEGALIDAD: Los Datos Personales que recolecte LoadCargo S.A.S., para el adecuado funcionamiento como persona jurídica se hará de acuerdo lo dispuesto en la presente política y dando cumplimiento a los requerimientos legales establecidos para este aspecto en particular.
FINALIDAD: Los Datos Personales que recolecta LoadCargo S.A.S., de acuerdo a tipo de relación establecida con el titular pueden tener una de las siguientes finalidades:

• El envío de información a sus trabajadores y familiares;
• Garantizar la prestación de los servicios de salud a los familiares de los trabajadores de LoadCargo S.A.S.,beneficiarios del servicio de salud;
• Certificar el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de LoadCargo S.A.S.;
• Conocer y fortalecer las relaciones con nuestros clientes y proveedores mediante la verificación de:
  ✔ Información relevante de su constitución y ubicación.
  ✔ La evaluación de la calidad de su servicio al cliente.
  ✔ La verificación del suministro oportuno y de calidad con sus Referidos.
  ✔ La determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores.
  ✔ Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
  ✔ Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes, proveedores, acreedores y deudores, conductores, tenedores y propietarios de vehículos para las finalidades antes mencionadas.
• Conocer a nuestros colaboradores y garantizar su idoneidad para la ejecución de las labores contratadas
  por parte LoadCargo S.A.S..
• Contar con la información actualizada para contactar a familiares cercanos o referidos de nuestros colaboradores en caso de que se presentara alguna circunstancia o urgencia que lo requiriera.

LIBERTAD: LoadCargo S.A.S., actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha establecido diferentes formatos de acuerdo al tipo de relación establecida con un tercero para solicitar la autorización y consentimiento previo, expreso e informado por parte del titular.
VERACIDAD O CALIDAD: Los Datos que recolecte LoadCargo S.A.S., serán suministrados por la fuente irecta para evitar tratamiento de datos inexactos, incompletos o fraccionados. Adicionalmente la empresa ha establecido canales de comunicación para que el titular de la información pueda realizar cuando lo considere o le sea solicitado la actualización y/o corrección de sus datos.
TRANSPARENCIA: LoadCargo S.A.S., está abierto y dispuesto para entregar al propietario de la información los datos que han sido recolectados o atener cualquier duda, inquietud o corrección que requiera el titular de la misma.
ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: Los Datos Personales que recolecta LoadCargo S.A.S., serán
manejados por el personal autorizado para tal fin de acuerdo al tipo de relación establecida con la empresa. La empresa ha realizado acuerdo de confidencialidad para el manejo de la información con sus colaboradores internos en aras de mantener y salvaguardar su reserva.
SEGURIDAD: Los Datos Personales que recolecta LoadCargo S.A.S., son manejados con estándares de seguridad a nivel digital y físico para evitar fugas de información recolectada.
CONFIDENCIALIDAD: Nuestros colaboradores han acordado garantizar la reserva de la información a través de la firma de un acuerdo realizado con ellos en el momento del establecimiento y difusión de la presente política.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN:

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de LoadCargo S.A.S., tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

• Conocer los Datos Personales sobre los cuales LoadCargo S.A.S., está realizando el Tratamiento.
• Solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a LoadCargo S.A.S., para el Tratamiento de sus Datos Personales.
• Ser informado por LoadCargo S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos
  Personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.
• Solicitar a LoadCargo S.A.S., la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral 12 de esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y LoadCargo S.A.S., en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
• Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.
• A solicitar de parte del LoadCargo S.A.S., evidencias del tratamiento confidencial y del nivel de seguridad con la que está siendo manejada su información.
• A negarse a entregar información sensible que le sea requerida por cualquiera de nuestros colaboradores.
• A solicitar a la superintendencia de industria y Comercio, que ordene la revocatoria de la autorización y/o supresión de los datos personales si el responsable de la información hiciera caso omiso de su solicitud.

Estos derechos pueden ser ejercidos por las siguientes personas:

a. Por el titular acreditando de forma suficiente su identidad.
b. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
c. Por el representante o apoderado del titular, con carta de acreditación y autorización.
d. Por estipulación a favor de otro o para otro.
e. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

8. DEBERES DE LOS ENCARGADOS Y RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO:

ENCARGADOS

• Garantizar al Titular, en todo momento el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
• Actualizar la información reportada y tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 del 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

RESPONSABLES

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar la copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley 1581 del 2012.
• Adoptar el presente manual interno para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. AUTORIZACIÓN:

Las personas responsables de la implementación y observancia de esta política dentro de la empresa son:

a. El Representante de la Dirección de la empresa, quien tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de ésta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de la empresa, están obligados a reportar estas Bases de Datos y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales al Representante de la Dirección.

b. El Jefe de Despachos también ha sido designado por la empresa, como responsable de la atención de
peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

LoadCargo S.A.S., debe solicitar, a través de las personas designadas, la autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.

• PREVIA significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la
  recolección de los Datos Personales.
• EXPRESA quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar que LoadCargo S.A.S.,realice el Tratamiento de sus Datos Personales. Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por la empresa, tales como:

i. Por escrito, por ejemplo, diligenciando un formato de autorización.
ii. De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia.
iii. Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.

IMPORTANTE:
i. En ningún caso LoadCargo S.A.S. asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.
ii. Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por LoadCargo S.A.S., es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.

INFORMADA significa que al momento de solicitar el consentimiento al Titular, debe informársele
claramente:

i. Los Datos Personales que serán recolectados.
ii. La identificación y datos de contacto del Responsable y del Encargado del Tratamiento.
iii. Las finalidades específicas del Tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y para qué se va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los Datos Personales.
iv. Cuáles son los derechos que tiene como Titular de los Datos Personales; para el efecto ver el numeral 7 de ésta Política.
v. El carácter discrecional de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.

LoadCargo S.A.S., no debería solicitar requerir autorización para el manejo de información en los siguientes casos:

i. Los Datos que se consideran de naturaleza pública.
ii. En casos de urgencia médica o sanitaria.
iii. Cuando realice tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
iv. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Cuando se acceda a los datos personales sin que medie autorización previa se deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente política.

10. SUMINISTRO:

La información solicitada por LoadCargo S.A.S., podrá ser suministrada por medio físico o digital en los documentos y/o formatos requeridos, diligenciado todos los campos solicitados sin tachaduras, enmendaduras, claves u otras barreras técnicas que impidan el acceso a la misma.

11. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES:

De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible
aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los
relacionados con:

1. Origen racial o étnico.
2. Orientación política.
3. Convicciones religiosas / filosóficas.
4. Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos.
5. Salud.
6. Vida sexual.
7. Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente conautorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.

En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, LoadCargo S.A.S., deberá:

1. Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
2. Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

IMPORTANTE: Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales sensibles.

12. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES:

LoadCargo S.A.S., solo maneja datos de niños, niñas y adolescentes correspondientes a los hijos de los empleados, con el fin único de ser ingresados como beneficiarios de la seguridad social de sus padres.

13. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por LoadCargo S.A.S., podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.

Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:

14. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

LoadCargoS.A.S., en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de la empresa, se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. LoadCargo S.A.S., no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de la empresa, y sus encargados. LoadCargo S.A.S., exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.

15. TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES

LoadCargo S.A.S., podrá entregar los Datos Personales:

a. De nuestros conductores a nuestros clientes cuando se trate de clientes en ejecución de servicio para el desarrollo de las actividades de transporte.
b. De nuestro personal a nuestros proveedores cuando se trate de elaboración de carnets o certificados
solamente.
c. De nuestro personal a entidades de Seguridad Social para realizar las afiliaciones correspondientes.

NOTA: La empresa ha realizado acuerdos de seguridad con clientes y proveedores donde se especifica el manejo confidencial que se debe dar a la información entregada por parte nuestra.

16. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE DATOS:

LoadCargoS.A.S., recolectará, almacenará, usará o circulará los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron su solicitud y tratamiento, una vez cumplida la finalidad se debe proceder a la supresión o conservación de los datos y de acuerdo a las disposiciones legales aplicables en cada caso.

La vigencia de la presente política rige a partir de su fecha de autorización.